제조 입고 검수 방법: 납품 분쟁을 줄이는 중소제조기업 6가지 점검 항목
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납품물량이 도착했는데 수량이 맞는지, 도면 버전과 일치하는지, 불량이 있으면 어떻게 처리할지 정확하게 정해 두지 않으면 문제가 생겼을 때 책임을 가리기 어렵습니다.
발주서 대조, 수량 확인, 외관·치수 검사, 성적서 확인, 불량 처리 절차, 입고 기록 보관만 정해 두어도 납품 분쟁이 크게 줄어들게 됩니다.
한마디로 입고 검수는 발주서에 작성된 내역을 토대로 실제 물건과 대조하며 확인하는 단계입니다.
검수 기준이 없을 때 생기는 일
납품 박스를 열어 보니 수량이 모자라거나 이전 도면 버전으로 만들어진 제품이 섞여 있는 경우가 있습니다. 이때 검수 기준과 기록이 없으면 협력사는 "입고 때 따로 말씀하지 않았다"고 말할 수 있습니다, 이럴경우 우리업체는 이를 정확하게 증명할 방법이 없습니다.
발주서에 적은 조건이 검수 기준이 됩니다. 발주서 작성은 제조 발주서 작성법 글에서 정리했으니, 이 글에서는 납품된 물건을 확인하는 방법에 집중하겠습니다.
입고 검수에서 확인할 6가지
1. 발주서와 납품서를 대조한다
발주번호, 품번, 수량, 도면 개정(Rev) 번호를 납품서와 맞춰 보세요. 박스를 열기 전에 서류부터 확인하면 잘못 입고된 납품품목을 가장 빨리 찾아낼 수 있습니다.
2. 수량을 확인하고 분할 납품은 누적시킨다.
납품서의 수량 리스트만 믿지 말고 직접 세어 보세요. 분할 납품이면 차수별로 받은 수량을 누적해 기록해야 남은 수량과 납기를 알 수 있습니다. 납기가 밀리는 구조는 발주 납기 지연 줄이는 방법 글에서 다뤘습니다.
3. 외관과 치수 검사 기준을 정한다
전수 검사가 어렵다면 수량에 따라 샘플을 몇 개 뽑아 검사할지 미리 정리하세요. 핵심 치수와 외관 불량 기준을 적은 간단한 검사표만 있어도 담당자마다 판단이 달라지는 일을 줄일 수 있습니다.
4. 검사 성적서와 자재 인증서를 받는다
발주서에 성적서가 필요하다고 적었다면 입고 때 함께 받았는지 확인하세요. 재질 인증서가 필요한 품목은 서류와 실제 제품의 표시가 일치하는지도 봅니다.
5. 불량 발견 시 처리 절차를 정한다
불량을 발견하면 반품, 재작업, 특채 사용 중 무엇으로 처리할지, 누가 언제까지 협력사에 알릴지 정해 두세요. 사진과 함께 기록을 남겨야 나중에 협의할 근거가 됩니다.
6. 입고 기록을 보관하고 재고에 반영한다
검수 결과와 입고 수량은 그날 기록하고, 합격품만 재고에 반영하세요. 도면 버전과 검수 기록이 함께 남아야 제조 변경 이력 관리도 이어집니다.
우리 회사 입고 검수 점검표
발주서와 납품서의 품번·수량·도면 Rev를 대조한다
실제 수량을 세고 분할 납품은 누적하여 기록한다
외관과 치수 검사 기준, 샘플 수가 정해져 있다
검사 성적서와 자재 인증서를 입고 때 받는다
불량 처리 절차와 담당자가 정해져 있다
불량은 사진과 함께 당일 기록한다
합격품만 재고에 반영한다
검수 기록을 발주서·도면 버전과 함께 보관한다
자주 묻는 질문
모든 납품을 전수 검사해야 하나요?
꼭 그렇지는 않습니다. 품목의 중요도와 협력사 신뢰도에 따라 전수 검사와 샘플 검사를 나누어 적용하세요. 중요한 치수가 있는 품목은 전수나 높은 비율로 검사하는 것이 안전합니다.
불량을 뒤늦게 발견하면 협력사에 요구할 수 없나요?
거래 조건에 따라 다르지만 시간이 지날수록 입증하기 어려워집니다. 입고 당일 검수하고 기록을 남기는 것이 가장 좋고, 검수 기한과 클레임 가능 기간은 발주서나 계약에 미리 적어 두세요.
검수 기록을 엑셀로 관리해도 되나요?
건수가 적을 때는 충분합니다. 다만 협력사와 품목이 늘면 발주서, 납품서, 검수 기록이 따로 놀게 되므로 이때가 시스템 도입을 검토할 시점입니다. 판단 기준은 엑셀에서 ERP로 넘어갈 시점 글에서 확인하세요.
닷코는 이렇게 처리합니다
닷코는 견적, 발주, 입고, 생산, 물류, 회계로 흩어진 제조 데이터를 하나의 흐름으로 잇습니다.
발주서와 납품 내역을 대조하고, 검수 결과와 입고 수량이 도면 버전과 함께 기록되어 재고로 이어집니다.
발주부터 입고 검수까지 오류 없이 처리하고 싶은 중소 제조기업이라면 상담받기를 통해 문의사항을 남겨주세요.