인당 구독료의 함정: 직원 30명 → 50명이 되면 SaaS 비용은 얼마나 늘까?

들어가며

매년 회사에서 채용 계획을 세울 때마다 인건비는 꼼꼼히 계산하고있지만, 직원이 한명, 한명 늘 때마다 함께 늘어나는 비용은 놓치기 마련 입니다. 특히 1명이 입사할때마다 늘어나는 SaaS 월 구독료 얼마까지 늘어나는지 계산해보셨나요?

메일, 메신저, 드라이브, 전자결재, HR. 그룹웨어프로그램은 대부분 인원당 몇 천 원~몇 만 원 정도밖에 안되다보니 초반에는 부담이 적어 보입니다. 하지만 회사에서 사용하는 그룹웨어툴은 대부분 인원수에 비례해 과금됩니다. 직원 30명 규모의 회사가 50명으로 늘어나면 그룹웨어 비용은 어떻게 변할까요? 직접 계산해 보겠습니다.

1. 인당 과금 구조, 어떻게 계산되나

구독형 SaaS의 비용 공식은 단순합니다.

직원 수 × 인당 월 구독료 × 12개월

여기서 놓치기 쉬운 점이 두 가지 있습니다.

• 도구마다 따로 과금됩니다. 메일 따로, 메신저 따로, 전자결재 마다 따로따로 인당 단가가 합산됩니다.

• 단가는 그대로여도 총액은 인원에 정비례합니다. 프로그램 사용 단가는 고정되어 있지만, 인원이 늘어나는 만큼 사용 금액도 커지게 됩니다.

2. 예시: 30명 → 50명

아래 금액은 설명을 위한 가정입니다. 실제 단가는 쓰고 계신 서비스의 청구서로 바꿔 계산해 보세요.

여기서 알고 가셔야되는 포인트가 금액 증가 폭입니다. 인원이 20명 늘면 비용도 약 1.67배가 됩니다. 인당 3만 원 구조라면 직원 20명을 뽑는 순간 연 720만 원이 구독료로 추가됩니다. 3년이면 2,160만 원입니다.

체크포인트: 직원 한 명을 채용할 때 "책상·PC·4대보험"은 계산하면서 "소프트웨어 구독료"는 예산에 넣으셨나요?

3. 숨은 비용은 더 있습니다

구독료 외에도 인원이 늘면 추가되는 비용이 있습니다.

• 계정 관리 공수: 입사·퇴사마다 도구별로 계정을 만들고 지우는 시간

• 퇴사자 계정 방치: 정리하지 않은 계정에 과금이 이어지고 보안에 구멍이 생길 수 있음

• 도구 분산: 대화는 메신저, 파일은 개인 메일, 일정은 엑셀. 정보가 흩어져있어 찾는 시간이 크게 늘어남

• 최소 구매 인원·연 약정: 인원이 줄어도 비용이 줄지 않는 구조

4. 직원이 늘어도 비용이 추가로 늘지 않게 하려면

방법은 크게 세 가지입니다.

1. 현재 구독 목록 전수 조사: 도구별 인당 단가와 실제 사용 인원을 표로 정리

2. 중복 기능 통합: 메신저·메일·드라이브·결재를 따로 결제하고 있다면 통합 가능한지 검토

3. 과금 구조 자체를 바꾸기: 인당 과금이 아니라 사용량 기반 과금 서비스를 비교

5. 닷코의 방식: 사용한 클라우드 용량 실비만

닷코는 메일·메신저·드라이브·HR 소프트웨어 구독료가 0원이고, 사용한 클라우드 용량의 실비만 부담하는 구조입니다. 직원이 늘어도 소프트웨어 구독료는 늘지 않습니다.

같은 30명 → 50명 시나리오를 닷코 실비 예시(인당 연 약 21,000원 기준)로 보면 다음과 같습니다.

※ 닷코 실비는 사용한 클라우드 용량에 따라 달라지는 예시 금액입니다.

"공짜면 뭔가 있는 거 아닌가요?"라는 의문이 드실 수 있습니다. 닷코의 수익은 소프트웨어 라이선스가 아니라 기업 간 거래(SCMS) 중개와 클라우드·AI 인프라에서 나옵니다. 업무 도구를 쓰는 기업이 많아질수록 거래가 늘고, 거래가 늘어야 닷코도 성장하기 때문에 업무 도구를 구독료 없이 제공할 수 있습니다.

마치며: 우리 회사 기준으로 계산해 보세요

• 직원 수와 지금 내는 인당 월 구독료만 넣으면 연간 차이가 바로 계산됩니다.

• 한 번에 다 바꿀 필요는 없습니다. 메신저·메일·드라이브부터 써 보고 결재·경비·HR로 하나하나씩 늘려가세요