SCMS 쓰면 그룹웨어가 무료? 닷코 ERP 조건과 현실적인 활용법

제조 현장을 다니다 보면 발주와 납기는 엑셀과 전화로, 내부 결재는 종이나 메신저로 버티는 회사가 생각보다 많습니다. 그룹웨어를 도입하자니 직원 수만큼 매달 나가는 고정비가 아깝고, 그렇다고 안 쓰자니 자료가 여기저기 흩어져 답답한 상황이죠.

그런데 닷코의 공급망 관리 시스템(SCMS)을 도입하면, 사내 업무를 처리하는 그룹웨어 ERP를 별도 비용 없이 함께 쓸 수 있습니다.외부 협력사 관리는 SCMS로, 내부 결재와 일정은 그룹웨어로 한 플랫폼 안에서 해결하는 구조입니다. 그룹웨어 예산을 따로 편성하기 빠듯했던 직원 10~50명 규모의 공장이라면 꽤 매력적인 선택지입니다.

닷코 SCMS를 쓰면 그룹웨어 ERP가 정말 무료인가요?

결론부터 말씀드리면 네, 맞습니다. 닷코 SCMS를 이용하는 기업에는 그룹웨어 ERP가 기본으로 함께 제공됩니다. 다만 세부적인 적용 기준은 도입 상담 시 회사 규모와 환경에 맞춰 확인해 보시는 것이 정확합니다.

시중의 일반 그룹웨어는 대부분 '사용자 1명당 월 얼마' 식으로 과금됩니다. 직원이 한 명 늘 때마다 고정비도 같이 오르다 보니, 소규모 제조업체에서는 늘 우선순위에서 밀리기 일쑤였죠. 닷코는 이 비용 장벽을 없애고 현장 관리와 사내 행정 업무를 하나로 묶는 방식을 택했습니다.

SCMS와 그룹웨어 ERP, 현장에서 각각 무슨 일을 하나요?

쉽게 구분하자면 SCMS는 '회사 밖 협력사'와의 일, 그룹웨어 ERP는 '회사 안 직원들'의 일을 맡습니다.

먼저 SCMS는 발주사가 견적을 요청한 시점부터 협력사가 납품을 완료할 때까지의 모든 과정을 양쪽이 똑같은 화면으로 보며 관리하는 시스템입니다. 전화로 "입고 언제 되나요?"를 묻고 엑셀에 일일이 옮겨 적는 수고를 덜어줍니다.

반면 그룹웨어 ERP는 메신저, 드라이브, 메일, 캘린더, 경비청구, 전자계약, 전자결재 총 7가지 핵심 기능으로 구성되어 있습니다.

실제 공장 업무 흐름에 대입해 보면 역할이 명확해집니다.

무료라면 어떤 회사가 가장 큰 이득을 볼까요?

단연 별도의 그룹웨어 없이 카카오톡과 종이 품의서로 업무를 버텨 온 제조기업입니다.

이런 회사는 막상 그룹웨어를 들이려 해도 월 고정비가 부담스럽고, 큰맘 먹고 도입해도 기존 생산·발주 시스템과 데이터가 따로 놀까 봐 망설이게 됩니다. SCMS와 그룹웨어를 함께 쓰면 이 두 가지 고민이 동시에 해결됩니다.

• 별도의 그룹웨어 도입 예산을 품의할 필요가 없습니다.

• 결재, 문서 관리, 협력사 발주가 한 플랫폼에 모여 있어 로그인을 여러 번 할 필요가 없습니다.

현장 적용 사례 (이해를 돕기 위한 가상 시나리오입니다)

직원 20명 규모의 사출 업체 B사는 자재 구매 품의를 늘 종이 서류로 올렸습니다. 하루는 대표가 거래처 미팅으로 이틀간 자리를 비웠는데, 그동안 레진 구매 결재가 멈춰 협력사 발주까지 연쇄적으로 밀리는 일이 생겼습니다. 그룹웨어 도입을 알아봤지만 직원 수대로 붙는 월 이용료 때문에 보류했던 터였죠.

만약 B사가 SCMS를 도입하며 그룹웨어를 함께 쓴다면 상황이 달라집니다. 대표는 외근 중에도 스마트폰으로 구매 품의를 바로 승인하고, 담당자는 결재가 떨어지자마자 같은 플랫폼 안에서 협력사 발주를 즉시 진행할 수 있습니다.

도입 첫 달, 무엇부터 시작해야 실패하지 않을까요?

새로운 시스템을 들일 때 가장 흔히 하는 실수가 첫날부터 모든 기능을 한꺼번에 오픈하는 것입니다. 현장 직원들에게는 그저 "갑자기 써야 할 프로그램이 또 늘었다"는 거부감만 줄 수 있습니다.

닷코 역시 기존 업무 방식을 한 번에 뒤집기보다 필요한 영역부터 단계적으로 연결하는 방식을 권장합니다. 도입 첫 달은 아래 순서대로 천천히 안착시켜 보세요.

1. 1주차 — 조직도 세팅과 '구매 품의' 하나만 쓰기 전 직원 계정을 등록하고, 가장 빈번하게 일어나는 '자재 구매 품의' 결재 양식 딱 하나만 온라인으로 전환합니다.

2. 2주차 — 드라이브 폴더 정리 및 최신 파일 업로드 드라이브에 '도면 / 발주 문서 / 계약서' 폴더를 만들고, 과거 자료를 다 옮기려 애쓰지 말고 현재 진행 중인 최신 파일부터 올립니다.

3. 3주차 — 캘린더로 납기 및 생산 일정 공유 이번 달 주요 납기 일정과 주간 생산 회의 일정을 캘린더에 등록해 전 직원이 같은 일정을 보게 만듭니다.

4. 4주차 — 핵심 협력사부터 SCMS 발주 시작 거래 빈도가 높은 협력사 몇 곳을 먼저 초대해 SCMS로 견적과 발주를 주고받으며 손에 익힙니다.

매일 쓰는 결재 하나가 자리 잡으면, 출장비 정산이나 전자계약 같은 나머지 기능들은 자연스럽게 따라오게 되어 있습니다.

무료여도 굳이 옮기지 않는 게 나은 회사가 있을까요?

물론입니다. 모든 회사에 정답은 아닙니다.

우선 고정 협력사가 3곳 이하이고, 월 발주 건수가 손에 꼽을 정도라면 굳이 시스템을 도입하지 않으셔도 됩니다. 지금 쓰시는 엑셀과 이메일만으로도 충분히 관리가 가능하기 때문입니다.

또한 이미 다른 유료 그룹웨어에 수년 치 결재 문서와 회사 메일이 쌓여 있는 경우도 신중해야 합니다. 기존 메일 계정을 이관하고 결재 양식을 새로 세팅하는 데 적지 않은 품이 듭니다. 이럴 때는 기존 그룹웨어를 그대로 유지하시면서, 현재 가장 병목이 심한 '발주·납기 관리' 영역만 SCMS로 먼저 붙여 보시는 편이 훨씬 현실적입니다.

마지막으로 무료 혜택은 SCMS 이용을 전제로 제공되는 만큼, 추후 SCMS 계약을 해지할 때 그룹웨어에 쌓인 데이터를 어떻게 백업하거나 이전할 수 있는지 도입 전에 꼭 체크해 두시길 권합니다.