견적이 매번 늦어지거나 업체마다 금액 차이가 크게 나는 이유는 대부분 협력사의 문제가 아니라 요청서에 담긴 정보가 부족하기 때문입니다.
도면 버전, 수량, 납기, 공차, 후처리, 포장·운송 조건만 서류 한 장에 정리해도 완벽하게 처리할 수 있습니다. 또한 서로 다른 업체의 견적을 같은 기준으로 동시에 비교하기가 수월해 집니다.
한마디로 견적 요청서를 양식으로 통일하면 견적 속도와 정확도가 함께 올라갑니다.
견적이 느리고 제각각인 진짜 이유
견적을 요청하면 보통 "수량이 몇 개인가요?", "재질은 무엇인가요?", "표면처리도 포함인가요?" 라는 질문이 오게 됩니다.
이 질문에 답하는 사이 시간이 많이 흐르게되고, 답변하는 사이 도면이 처음과 다르게 바뀌게되면 초반에 받았던 견적은 당연하게도 다시 사용할 수 없게 됩니다.
또한 업체마다 다른 조건으로 견적을 내는 경우도 많습니다. A사는 도장을 포함했고 B사는 제외했다면 금액만 놓고 비교하는 것은 의미가 없어집니다.
그래서 견적을 깔끔하게 잘 받으려면 업체를 고르기 전에 요청서부터 점검해야 합니다. 업체 선택 기준은 판금업체 선택 5가지 기준 글에서 정리했으니, 이 글에서는 요청서 작성에 집중하겠습니다.
견적 요청서에 꼭 넣어야 할 6가지
1. 최신 도면과 버전을 함께 보낸다
도면 파일만 보내지 말고 도면 번호, 개정(Rev) 번호, 작성일을 요청서에 함께 적으세요. 협력사가 어떤 버전으로 견적을 냈는지 기록으로 남아야 나중에 도면이 바뀌었을 때 금액 변경 사유를 설명할 수 있습니다. 변경 이력을 남기는 방법은 제조 변경 이력 관리 방법 글을 참고해 주세요.
2. 수량은 단일 값이 아니라 구간으로 적는다
"100개"라고만 적으면 단가가 얼마나 달라질지 알 수 없습니다. 시제품 1~5개, 초도 100개, 양산 월 500개처럼 구간별 수량을 적고 구간별 단가를 요청하세요. 같은 품목이라도 수량에 따라 금형·셋업 비용 배분이 달라져 단가 차이가 크게 날 수 있습니다.
3. 납기는 희망일과 최소 허용일을 구분한다
희망 납기일만 적으면 업체가 그 날짜에 맞출 수 있는지 답변하지 못하고 넘어가기 쉽습니다. 희망일과 늦어도 이날까지는 받아야 하는 마감일을 나누어 작성하고, 분할 납품이 가능한지도 함께 알려주세요. 이렇게 하면 협력사가 현실적인 납기 일정으로 답할 수 있어 이후 납기 지연도 줄어듭니다.
4. 재질·공차·후처리를 빠짐없이 명시한다
견적 금액이 달라지는 대표 항목입니다. 재질과 두께, 중요 치수의 공차 등급, 도장·도금·열처리 같은 후처리, 검사 성적서 필요 여부를 적으세요. 도면에 이미 있더라도 요청서에 한 번 더 요약해 두면 누락으로 인한 재견적을 미연에 방지할 수 있습니다.
5. 포장·운송과 납품 조건을 정한다
포장 방식, 납품 장소, 운송비 포함 여부, 부가세 별도 여부를 미리 정해서 적으세요. 이 조건이 빠지면 업체마다 포함 범위가 달라져 최종 금액을 비교하기 어렵습니다.
6. 회신 기한과 비교 기준을 알린다
언제까지 견적을 받아야 하는지, 견적서에 어떤 항목(단가, 납기, 유효기간, 포함·제외 범위)을 적어야 하는지 알려주세요. 모든 업체에 같은 요청서와 같은 회신 양식을 보내면 비교표를 만드는 시간도 크게 줄어듭니다.
우리 회사 견적 요청서 점검표
도면 번호와 개정 번호를 요청서에 적고 있다
수량을 시제품·초도·양산 구간으로 나누어 적는다
희망 납기일과 최소 허용 납기일을 구분한다
재질, 두께, 공차, 후처리, 검사 요구사항을 명시한다
포장·운송·부가세 조건을 정해 두었다
모든 업체에 같은 양식으로 요청하고 회신 기한을 알린다
받은 견적서와 기준 도면 버전을 한곳에 보관한다
자주 묻는 질문
도면이 아직 완성되지 않았는데 견적을 받을 수 있나요?
가능하지만 개략 견적임을 먼저 밝히세요. 확정된 부분과 미정인 부분을 구분해 알려주면 업체도 범위로 답할 수 있고, 도면이 확정된 뒤 재견적 받을 때 비교 기준도 생깁니다.
견적은 몇 군데에서 받는 것이 좋나요?
보통 3곳 정도면 가격 수준과 업체별 차이를 파악하기에 충분합니다. 곳수를 늘리기보다 같은 조건으로 요청해서 비교 가능한 견적을 받는 것이 더 중요합니다.
견적서 유효기간은 왜 확인해야 하나요?
원자재 가격이 움직이는 시기에는 견적 금액이 오래 유지되지 않습니다. 유효기간이 지나면 같은 금액으로 발주할 수 없으니, 견적서에 유효기간을 반드시 기재하도록 요청하세요.
닷코는 이렇게 처리합니다
닷코는 견적, 발주, 입고, 생산, 물류, 회계로 흩어진 제조 데이터를 하나의 흐름으로 잇습니다.
견적 요청서와 도면 버전, 협력사별 견적을 한곳에 모아 비교하고, 발주로 이어지는 과정까지 기록을 남길 수 있습니다.
견적 요청부터 발주까지 오류 없이 빠르게 처리하고 싶은 중소 제조기업이라면 상담받기를 통해 문의사항을 남겨주세요.