견적까지 잘 받아 놓고 발주 단계에서 사고가 나는 경우가 많습니다. 품번이 다르거나, 도면 버전이 다르거나, 납기일정에 대한 내용이 구두로만 오갔기 때문입니다.
발주서에 품번·도면 Rev·수량·단가·납기·납품 조건·검수 기준만 정확히 작성해도 되묻기와 재작업이 크게 줄어듭니다.
한마디로 발주서는 주문서가 아니라 협력사와의 약속 문서입니다.
발주서가 허술할 때 생기는 일
발주서에 품명과 수량만 적어 보내면 협력사는 도면과 견적서 내용을 찾아 빈칸을 스스로 추측하게 됩니다. 추측이 틀리면 잘못 만든 제품이 입고되고, 누구 책임인지에 대한 내용으로 시간을 허비하게 됩니다.
견적을 받는 단계의 준비는 제조 견적 요청서 작성법, 견적을 고르는 기준은 제조 협력사 견적 비교하는 법에서 정리했습니다. 이 글에서는 선택한 견적을 발주로 옮기는 단계에 집중합니다.
발주서에 꼭 넣어야 할 7가지
1. 발주번호와 견적번호를 연결한다
발주번호와 함께 근거가 되는 견적번호를 적으세요. 금액이 달라졌을 때 어떤 견적을 기준으로 진행했는지 바로 확인할 수 있습니다.
2. 품번과 도면 번호·개정(Rev)을 적는다
품명만 쓰지 말고 품번, 도면 번호, 개정 번호를 함께 적으세요. 도면이 개정된 뒤 이전 버전으로 제작되는 사고를 막는 가장 확실한 방법입니다. 변경 기록은 제조 변경 이력 관리 방법 글을 참고하세요.
3. 수량과 단가를 견적과 같은 기준으로 적는다
견적 때 정한 수량 구간과 단가를 그대로 옮기고, 부가세 포함 여부를 표시하세요. 분할 납품이면 차수별 수량도 나눠 적습니다.
4. 납기를 날짜와 장소로 적는다
"다음 주 중"이 아니라 납품일과 납품 장소를 구체적으로 적으세요. 분할 납품이면 차수별 날짜가 필요합니다. 납기가 밀리는 구조는 발주 납기 지연 줄이는 방법에서 다뤘습니다.
5. 재질·공차·후처리·검사 조건을 다시 적는다
도면에 있더라도 핵심 사양은 발주서에 한 번 더 요약하세요. 검사 성적서가 필요하면 그 점도 명시합니다.
6. 포장·운송·결제 조건을 정한다
포장 방식, 운송비 부담 주체, 결제 시점과 방법을 적으세요. 이 부분이 비어 있으면 입고 후 정산 단계에서 분쟁이 생기기 쉽습니다.
7. 발주 확인(회신)을 받는다
발주서를 보낸 뒤 협력사에게 접수 확인과 납기 회신을 요청하세요. 회신이 있어야 모든 과정이 성립됩니다. 회신 기한도 함께 적습니다.
우리 회사 발주서 점검표
발주번호와 견적번호가 연결되어 있다
품번, 도면 번호, 개정 번호를 적는다
수량·단가·부가세 기준이 견적과 일치한다
납기를 날짜와 납품 장소로 적는다
재질, 공차, 후처리, 검사 조건을 요약해 적는다
포장·운송·결제 조건이 정해져 있다
협력사의 접수 확인 회신을 받는다
발주서와 근거 견적, 도면 버전을 한곳에 보관한다
자주 묻는 질문
발주서는 꼭 서면으로 보내야 하나요?
권장합니다. 전화나 메신저로 먼저 진행하더라도 내용을 발주서로 정리해 보내야 나중에 근거가 남습니다. 거래 규모가 클수록 서면 발주서가 분쟁을 막아 줍니다.
발주 후 수량이나 납기가 바뀌면 어떻게 하나요?
기존 발주서를 덮어쓰지 말고 변경 발주서나 변경 이력을 남기세요. 무엇이 언제 어떻게 바뀌었는지 기록되어야 책임 소재를 가리고 따질 수 있습니다.
엑셀 양식으로 발주서를 관리해도 되나요?
건수가 적을 때는 충분합니다. 다만 협력사와 품목이 늘면 최신본 혼선과 중복 발주가 생기므로, 이때가 시스템 도입을 검토할 시점입니다. 판단 기준은 엑셀에서 ERP로 넘어갈 시점 글에서 확인하세요.
닷코는 이렇게 처리합니다
닷코는 견적, 발주, 입고, 생산, 물류, 회계로 흩어진 제조 데이터를 하나의 흐름으로 잇습니다.
선택한 견적이 도면 버전과 함께 발주서로 이어지고, 협력사 회신과 납기 변경까지 한곳에 기록됩니다.
견적부터 발주까지 오류 없이 처리하고 싶은 중소 제조기업이라면 상담받기를 통해 문의사항을 남겨주세요.